- Thuê văn phòng mới vị trí thuận lợi trước khi chuyển văn phòng
- Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
- Lập kế hoạch chuyển văn phòng
- Xác định ngày giờ chuyển văn phòng
- Đặt ngân sách cho việc chuyển và thuê dịch vụ chuyển văn phòng
- Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
- Làm việc với người quản lý dịch vụ chuyển văn phòng
- Thông báo di chuyển
- Lên lịch họp thông báo với nhân viên
- Gửi thư thông báo cho các đối tác kinh doanh và khách hàng thân thiết
- Thông báo cho người quản lý mặt bằng hiện tại
- Thông báo mạng xã hội
- Tập trung vào các vấn đề hệ thống kỹ thuật cho doanh nghiệp
- Quản lý hàng tồn kho và nội thất
- Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới và thuê thiết kế nếu cần
- Xây dựng kế hoạch và quy trình tạm dừng hoạt động của văn phòng hiện tại
- Chuẩn bị vật liệu đóng gói cần thiết
- Lên kế hoạch lịch chuyển văn phòng mới
- Một tháng trước khi di chuyển
- Cơ sở văn phòng
- Thay đổi địa chỉ
- Thông báo thời gian chuyển và bắt đầu làm việc khi nào?
- Một tuần trước khi di chuyển
- Ngày trước khi di chuyển
- Ngày chuyển văn phòng
- Sau khi chuyển văn phòng
- Dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp & uy tín
Một kế hoạch được tổ chức, chi tiết và được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ góp phần tạo nên thành công cho chiến lược kinh doanh. Nếu không tính toán cẩn thận, hoạt động kinh doanh này có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn, gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Chuyển văn phòng cũng là một trong những cột mốc quan trọng đối với một doanh nghiệp, vì vậy điều quan trọng là phải có kế hoạch và danh sách việc cần làm để quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ. Cùng tìm hiểu các công việc cần làm khi chuyển văn phòng cơ bản mà bạn cần quan tâm trong bài viết này nhé.
Thuê văn phòng mới vị trí thuận lợi trước khi chuyển văn phòng
Trước khi chuyển đi, bạn sẽ cần tìm một văn phòng mới để thay thế. Văn phòng cho thuê mới phải đảm bảo về vị trí, tiện ích và không gian làm việc với mức giá tương xứng với tình hình tài chính của công ty.
Với nhiệm vụ hiện tại, đây là một yếu tố quan trọng trong việc quyết định thời điểm và địa điểm kinh doanh của bạn khi chuyển văn phòng. Vì vậy, hãy dành thời gian để tìm một môi trường làm việc lý tưởng cho phép doanh nghiệp của bạn phát triển kinh doanh một cách ổn định trong thời gian dài.
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Lập kế hoạch chuyển văn phòng
Lập kế hoạch chuyển văn phòng là công việc không thể thiếu để không xảy ra sơ hở hay sai sót trong quá trình chuyển văn phòng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời thông tin về ai sẽ làm việc đó, khi nào và các câu hỏi liên quan:
Xác định ngày giờ chuyển văn phòng
Quá trình xác định ngày giờ chuyển văn phòng dựa trên các trường hợp thực tế, chẳng hạn như văn phòng cũ hết hạn thuê chưa? Văn phòng mới có sẵn sàng cho thuê ngay không? Hoặc có trường hợp chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy, tuổi tác khi chuyển văn phòng mới nên chọn ngày lành tháng tốt.
Ngoài ra, ngày giờ chuyển văn phòng cần đảm bảo không làm ảnh hưởng đến công việc chung của doanh nghiệp như khi gặp đối tác, nhân viên đi công tác. Công việc đang nhiều thì hạn chế việc chuyển văn phòng.
Đặt ngân sách cho việc chuyển và thuê dịch vụ chuyển văn phòng
- Lập ngân sách: Xem xét các hình thức chuyển văn phòng cụ thể: chỉ cần thuê một chiếc xe tải hay cần thuê trọn gói? Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch chuyển đến một tỉnh khác, hãy đảm bảo rằng bạn dự trù ngân sách không chỉ cho việc di dời văn phòng mà còn cả việc di dời nhân viên.
- Chỉ định người giám sát: Hãy chỉ định một người có trách nhiệm làm đại diện văn phòng để phối hợp với giám đốc công ty chuyển nhà. Bao gồm tất cả các công việc đóng gói, di chuyển đồ đạc nhằm hạn chế tình trạng đồ đạc bị lộn xộn hay hư hỏng tài sản trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và văn phòng mới.
- So sánh chi phí và chất lượng dịch vụ của ít nhất 3 hãng vận chuyển: Cân nhắc so sánh các tiện ích bổ sung, có tính phí hoặc không tính phí. Nghiên cứu kỹ lưỡng các khoản bồi thường, bảo hiểm hàng hóa và tài sản của công ty dịch vụ. Yêu cầu thông tin rõ ràng về người quản lý đang làm nhiệm vụ, liệu có phải trả thêm phí nếu cần người quản lý hay không và trách nhiệm của người đó là gì.
Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng uy tín
Tìm một công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp mà bạn có thể tin tưởng. Công ty chuyển văn phòng uy tín với chất lượng hoàn hảo và dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, mang đến những lợi ích nhất định. Công ty vận chuyển cần được nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn nhỏ lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng.
Làm việc với người quản lý dịch vụ chuyển văn phòng
- Giám đốc công ty là người đảm bảo các bước của quy trình chuyển nhà được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian.
- Đại diện của hai công ty đã cùng nhau đến:
- Giới thiệu văn phòng mới và cũ
- Đặt thời gian vận chuyển để đảm bảo lịch trình
- Thảo luận về kế hoạch mặt bằng văn phòng mới
- Xác định các tính năng cũ và mới của máy tính để xem liệu chúng có ảnh hưởng đến quá trình chuyển giao hay không.
- Có thang máy 2 bên để di chuyển đồ đạc hoặc không.
- Bạn có đồ nội thất phức tạp hoặc thừa cân?
- Có bất kỳ mặt hàng nghệ thuật hoặc giá trị cao như nghệ thuật, điêu khắc, đồ cổ?
- Nhân viên trông coi công ty dịch vụ sẽ chụp ảnh và kiểm đếm toàn bộ đồ đạc cần chuyển.
- Giám đốc điều hành công ty sẽ làm việc với nhân viên để phát triển một kế hoạch di dời văn phòng.
Thông báo di chuyển
Lên lịch họp thông báo với nhân viên
- Giải thích lý do chuyển văn phòng theo cách tích cực nhất có thể
- Thời gian này là thời điểm tốt nhất để các giám đốc điều hành công ty sửa đổi danh sách kiểm tra bất cứ lúc nào dựa trên phản hồi của nhân viên.
Gửi thư thông báo cho các đối tác kinh doanh và khách hàng thân thiết
Một số chi tiết sau đây có thể được bao gồm trong phần nội dung của email:
- Một lý do ngắn gọn cho việc chuyển văn phòng tích cực.
- Địa chỉ và số điện thoại mới, ngày đóng cửa văn phòng hiện tại, ngày khai trương văn phòng mới.
- Thông báo cho đối tác hoặc khách hàng về thời gian ngừng hoạt động để sắp xếp công việc.
- Sử dụng cơ hội này để tăng sự thân mật và cho họ thấy rằng doanh nghiệp của bạn thực sự quan tâm đến khách hàng của mình.
Thông báo cho người quản lý mặt bằng hiện tại
- Vui lòng thông báo cho chủ nhà bằng văn bản rằng bạn sẽ chuyển văn phòng của mình đến một địa điểm mới.
- Chi tiết về ngày và thời gian sử dụng cuối cùng của trang web này.
- Xem lại hợp đồng thuê nhà hiện tại, đặc biệt là các yêu cầu và thỏa thuận khi chuyển nhà.
Thông báo mạng xã hội
Đặt một biểu ngữ trên trang web của bạn hoặc đăng trên các kênh truyền thông xã hội của công ty bạn (ví dụ: Fanpage, Twitter, Instagram…) về việc chuyển văn phòng, bao gồm ngày khai trương văn phòng mới, địa chỉ mới và thông tin liên hệ.
Tập trung vào các vấn đề hệ thống kỹ thuật cho doanh nghiệp
Chỉ định nhân viên CNTT của công ty bạn hoặc thuê một nhóm CNTT có trình độ để thực hiện một số công việc liên quan đến hệ thống kỹ thuật trong quá trình di dời:
- Sao lưu tất cả dữ liệu và tệp quan trọng trước khi đi du lịch
- Thiết lập các giao thức sao lưu cho dữ liệu nhạy cảm và bí mật
- Xem cơ sở hạ tầng CNTT văn phòng hiện tại
- Thiết kế lại hệ thống máy tính trong văn phòng mới
- Thi công lắp đặt máy móc, điện thoại, hệ thống máy tính tại văn phòng mới
- Thay đổi và phát mật khẩu cần thiết.
- Bất kỳ vấn đề có thể được giải quyết trong quá trình chuyển văn phòng.
Quản lý hàng tồn kho và nội thất
Lên kế hoạch bố trí văn phòng mới và thuê thiết kế nếu cần
- Tổ chức lại không gian phòng ban, khu vực lễ tân, không gian riêng tư và phòng khách …
- Thiết kế sơ đồ tầng và cung cấp một bản sao, nếu có thể, cho người quản lý di dời văn phòng.
- Phối hợp với đội IT về vị trí của các ổ cắm điện…
Xây dựng kế hoạch và quy trình tạm dừng hoạt động của văn phòng hiện tại
- Liệt kê tất cả các mục cần được nâng cấp hoặc thay thế
- Có thể được hanh lý, quyên góp hoặc vứt bỏ.
- Xác định những hạng mục và thiết bị nào cần được tháo gỡ và lắp ráp chuyên nghiệp.
Chuẩn bị vật liệu đóng gói cần thiết
- Hầu hết các đơn vị dịch vụ chuyển nhà chuyên nghiệp sẽ cung cấp đầy đủ các thiết bị liên quan cho nhân viên công ty. Mặt khác, nếu nhân viên đang đóng gói sản phẩm của riêng họ, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ hộp, băng dính và màng bọc.
- Xác định xem có nên thuê nhà kho để chứa vật tư, tài liệu, hàng hóa, v.v.
Lên kế hoạch lịch chuyển văn phòng mới
Một tháng trước khi di chuyển
Cơ sở văn phòng
Lên lịch thời gian và ngày để tạm dừng các tiện ích văn phòng hiện tại của bạn. Hãy hỏi chủ sở hữu của một tòa nhà hoặc văn phòng mới về những tiện nghi sẵn có để bạn có thể chủ động thiết lập nơi làm việc mới của mình: Có kết nối internet không? Fax Điện thoại? Dịch vụ dọn vệ sinh, đổ rác…
Thay đổi địa chỉ
- Thông báo thay đổi địa chỉ đối với dịch vụ chuyển phát nhanh và giao hàng.
- Ngân hàng, tổ chức tài chính, cơ quan thuế…
- Thông báo đến Nhà cung cấp, Đối tác, Khách hàng…
- Thay đổi địa chỉ trên Google Maps và các trang mạng xã hội như LinkedIn, Facebook…
Thông báo thời gian chuyển và bắt đầu làm việc khi nào?
- Thông báo cho nhân viên về ngày giờ họ cần hoàn thành công việc và dọn dẹp bàn làm việc
- Ngày cuối cùng ở văn phòng cũ
- Ngày đầu tiên đi làm ở văn phòng mới
- Thông báo cho văn phòng trước 30 ngày để chấm dứt các hợp đồng văn phòng cũ của bạn như dịch vụ dọn dẹp, hợp đồng internet, v.v.
Một tuần trước khi di chuyển
- Giám đốc điều hành công ty sẽ xem xét sự sẵn sàng di dời của tất cả nhân viên
- Đồng thời, tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng không gian văn phòng mới và chụp ảnh để ghi lại tình trạng của không gian văn phòng mới.
- Đảm bảo rằng các cơ sở tại địa điểm mới đang được sử dụng, các khu vực phòng ban đã được dọn sạch và sơ đồ mặt bằng phù hợp với đường giao thông.
- Xác nhận ngày giờ chuyển văn phòng với công ty dịch vụ: Khi nào bắt đầu? Khi nào bạn bắt đầu di chuyển đồ đạc trong văn phòng mới? Ai là người quan lý việc chuyển dọn?
- Di chuyển và loại bỏ dần các bảng điều khiển trong văn phòng cũ
- Sắp xếp với bên cho thuê để kiểm tra lần cuối tại văn phòng hiện tại.
Ngày trước khi di chuyển
- Đảm bảo rằng tất cả đồ đạc và vật dụng đã được đóng gói.
- Thu thập thẻ an ninh, chìa khóa, thẻ đỗ xe và các vật dụng khác từ nhân viên trong văn phòng cũ để trả lại.
- Kiểm tra để đảm bảo hệ thống máy tính văn phòng mới hoạt động bình thường.
Ngày chuyển văn phòng
- Đội ngũ quản lý CNTT sẵn sàng giải quyết vấn đề tại văn phòng
- Cung cấp nước giải khát, trà, cà phê, thức ăn nhẹ cho nhân viên công ty và nhân viên dịch vụ chuyển nhà
- Người giám sát chỉ đạo nơi lưu trữ và lắp đặt đồ nội thất, nếu cần thiết, tủ hồ sơ…
- Lắp đặt biển báo, số nhà…
- Cuối cùng, công ty và đơn vị dịch vụ nghiệm thu, kiểm tra toàn bộ tài sản và thực hiện thanh lý hợp đồng, thanh toán phí.
Sau khi chuyển văn phòng
- Người giám sát công ty kiểm tra lại xem toàn bộ bộ phận có ở đúng vị trí như mong đợi hay không.
- Chuyên gia IT phát mật khẩu wifi, máy tính…và khắc phục sự cố tại đó.
- Nhân viên văn phòng kiểm tra chỗ ngồi, vật dụng cá nhân và kiểm tra máy tính, thiết bị…
- Hãy tổ chức một bữa tiệc nhỏ và tận hưởng nơi làm việc mới của bạn.
Dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp & uy tín
Một công ty chuyển văn phòng chuyên nghiệp có thể đảm bảo quá trình chuyển nhà diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy liên hệ với dịch vụ chuyển văn phòng Kiến vàng ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí, giải đáp thắc mắc và báo giá tốt nhất dành riêng cho bạn.
Kiến Vàng là công ty cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ uy tín tại Hà Nội. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng, dịch vụ của Kiến Vàng chắc chắn sẽ làm hài lòng quý khách hàng.
Đến với dịch vụ chuyển văn phòng Hà Nội của Kiến Vàng Việt Nam, một thương hiệu uy tín Kiến Vàng luôn được khách hàng đánh giá cao khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói . Kiến Vàng luôn mong muốn mang đến cho bạn dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ tại các khu vực Hà Nội uy tín nhất.
Thông tin liên hệ:
- Số 25 Tổ 104 Ngõ 34/238/28 Vĩnh Tuy, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Mã Số Doanh Nghiệp 1: 0106648168
- Mã Số Doanh Nghiệp 2: 2802839516
- Hotline: 0967116685
- Email: kienvangcompany68@gmail.com
- Website: https://www.kienvangvietnam.com/
Trên đây là bài viết chia sẻ đến bạn các công việc cần làm khi chuyển văn phòng. Hy vọng bài viết đã cung cấp đủ những thông tin hữu ích nhất đến với bạn đọc.
Ý kiến bạn đọc (0)